Location et mise à disposition de salles
La Ville gère un parc de salles variées (salles de réunion, gymnases, salles de spectacle) adaptées à vos besoins.
- Diversité : Du petit local de quartier à la grande salle polyvalente, chaque site a ses spécificités (capacité, équipement sonore, cuisine).
- Réservation : Contactez le service Vie Associative pour connaître les disponibilités et les tarifs spécifiques « Associations ».
Modalités
⇒ Pour les associations saintaises
- Envoi d’un mail pour demande de réservation de salle dans un délai de 2 semaines à 5 mois
- Envoi du formulaire rempli
- Récupération des clés à l’Espace Associatif Saintais
Le retour se fera à la même adresse après votre manifestation dans la boîte aux lettres du service (dans la porte côté rue).
⇒ Pour les particuliers
- Envoi d’un mail pour demande de réservation de salle dans un délai de 2 mois à 5 mois
- Envoi du formulaire rempli
- Envoi d’un devis à retourner signer pour valider la réservation
- Fournir une pièce d’identité
- Fournir un justificatif de domicile de moins de 3 mois
- Récupération des clés à l’Espace Associatif Saintais
Dés l’évènement fini, le service établit un titre à payer au trésor public.
Salles
Pour les tarifs, contactez l’Espace Associatif Saintais pour une étude personnalisée de vos besoins.
Prêt de minibus : faciliter vos déplacements
Pour soutenir les associations sportives dans leurs déplacements (compétitions, tournois, stages), la Ville de Saintes met à disposition une flotte de véhicules adaptés. Ce service est une aide logistique précieuse pour réduire les coûts de transport des clubs.
La flotte disponible
La Ville propose 3 minibus stationnés au Hall Mendès France :
- 2 minibus de 9 places (conducteur inclus).
- 1 minibus spécifique (6 places assises + 2 places pour fauteuils roulants), entièrement équipé pour le transport de personnes à mobilité réduite (PMR).
Calendrier et critères de réservation
- Anticipation : La demande de réservation doit être formulée au minimum 2 mois avant le départ.
- Priorisation : En cas de demandes multiples pour une même date, l’attribution n’est pas automatique. Elle se fait selon des critères rigoureux établis en conseil consultatif :
- Distance à parcourir et durée du trajet.
- Nombre et âge des participants (priorité aux jeunes).
- Niveau de la compétition.
- Historique des prêts (équité entre les associations).
- Implication de l’association dans les instances sportives locales.
- Décision : En dernier ressort, l’élu référent procède à l’arbitrage.
⇒ À noter : une demande tardive annule toute priorité liée à ces critères
Conditions pour les conducteurs
Le jour du retrait, chaque conducteur désigné doit :
- Justifier de plus de 3 ans de permis de conduire (permis B).
- Fournir l’original du permis de conduire (une copie sera réalisée par les services municipaux).
Protocole de retrait et de restitution (Hall Mendès France)
Depuis le 3 février 2025, le point de retrait et de retour est fixé au Hall Mendès France. Le respect des horaires est impératif pour l’organisation des agents techniques.
- Le retrait (prise en charge du véhicule)
- Horaire unique : Uniquement le matin à 11h00.
- Lieu : Se présenter d’abord à l’accueil de l’Espace Associatif Saintais (1 rue René Cassin).
- Documents à fournir : La convention version papier signée avec le cachet de l’association + le permis de conduire.
- État des lieux : Un agent municipal effectuera avec vous un tour complet du véhicule.
- Pendant le prêt
- Le véhicule est sous la responsabilité de l’association.
- En cas de désistement, merci de prévenir par mail dès que possible pour libérer le véhicule pour une autre structure.
- La restitution (retour du véhicule)
- Horaire unique : Uniquement le matin à 10h00.
- Obligations préalables : Le minibus doit être rendu avec le plein de carburant fait et dans un état de propreté irréprochable (intérieur et extérieur).
- État des lieux : Un nouvel examen contradictoire est réalisé avec l’agent.
- Attention : Aucun retour ne peut se faire sans état des lieux. Il est formellement interdit de déposer les clés dans la boîte aux lettres.
Comment faire votre demande ?
- La demande se fait via le formulaire dédié à renvoyer à l’Espace Associatif Saintais : accueileas@ville-saintes.fr.
- Étude du dossier : envoi de la convention et des consignes à respecter
- Le jour de récupération du véhicule avec convention signée et permis de conduire + carte d’identité
- État des lieux au départ et au retour.
Attention, l’envoi du formulaire ne vaut pas acceptation automatique. Une confirmation officielle vous sera adressée après étude de votre dossier.
