Associations

La Charte de la Vie Associative

Ce document, véritable « contrat de confiance », réaffirme les valeurs de partenariat. La Ville s’engage à vous soutenir (moyens financiers, locaux) et l’association s’engage à œuvrer pour l’intérêt général et le rayonnement de Saintes.

Le Contrat d’Engagement Républicain (CER)

Depuis 2022, toute subvention est conditionnée à la signature de ce contrat.

• Les principes : Liberté, égalité, fraternité et dignité humaine.
• Laïcité : Respect absolu de la neutralité religieuse dans le cadre des activités financées.
• Conséquence : Tout manquement grave aux principes républicains peut entraîner la suspension immédiate des aides et le remboursement des sommes perçues sur l’année.

Le numérique simplifie la vie de vos bénévoles. Le Portail Associatif de la Ville de Saintes est une plateforme sécurisée qui permet aux dirigeants de centraliser toutes les interactions avec l’administration municipale.

• Gestion autonome : Mettez à jour vos coordonnées, vos dirigeants et vos statuts en quelques clics.
• Historique : Suivez l’avancement de vos demandes en temps réel.
• Transparence : Accédez directement aux documents administratifs et formulaires officiels.

L’accompagnement financier de la Ville est un levier essentiel pour vos projets. Pour garantir une gestion équitable du budget public, les demandes sont instruites lors de deux périodes clés :

• Campagne d’Automne (Octobre – Décembre) : Pour le fonctionnement général et les projets annuels de l’année N+1.
• Campagne de Printemps (Avril – Mai) : Principalement pour les projets ponctuels ou les ajustements de fin de saison.
• Obligation : Toutes les demandes doivent être saisies en ligne via le Portail Associatif. Aucune demande papier n’est acceptée. Veillez à ce que votre compte sur le portail soit à jour

C’est le grand rendez-vous de la rentrée ! Chaque premier week-end de septembre, le Jardin Public se transforme en un immense forum à ciel ouvert accueillant plus de 200 associations.

• Rencontre et recrutement : C’est le moment idéal pour séduire de nouveaux adhérents et mobiliser des bénévoles.
• Démonstrations en direct : Profitez du kiosque ou des différents espaces pour offrir au public un aperçu de votre savoir-faire (arts martiaux, chants, démonstrations sportives).
• Festivités : Un moment de convivialité pour échanger entre présidents et renforcer le réseau associatif saintais.

La Ville met à votre disposition ses propres canaux pour relayer vos événements :

Le P’tit Mag (Agenda mensuel)

Ce guide papier, distribué partout en ville, recense les événements du mois. Pour y figurer, une grande anticipation est nécessaire en raison des délais de mise en page et d’impression.

• Le principe : Les informations doivent être transmises au service Vie Associative via le formulaire dédié.
• Le délai de 2 mois : Vous devez envoyer votre demande 2 mois avant le mois de l’événement.
  Exemple concret : Si votre manifestation a lieu le 19 avril, vous devez impérativement envoyer votre formulaire entre le 1er et le 12 février.
• Contact : Envoyez votre formulaire complété (avec un visuel de bonne qualité si possible) à l’adresse : lepetitmag@ville-saintes.fr.

L’annuaire des associations

Une présence sur l’annuaire numérique de la Ville permet aux citoyens de vous trouver facilement par thématique (sport, culture, solidarité, etc.).

• Inscription : Si votre structure n’apparaît pas encore ou si vos coordonnées ont changé, remplissez le formulaire de demande de parution.

Aide à la reprographie

Pour aider les structures de plus d’un an, la Ville propose un service de reprographie (impressions de flyers, affiches A3 et A4, noir&blanc ou couleur). La demande doit être motivée par un intérêt local.

⇒ Rappel : Tous les documents doivent porter la mention obligatoire suivante :

« Imprimé par la Ville de Saintes sur du papier certifié FSC, issu d’une gestion forestière responsable. Ne pas jeter sur la voie publique »

Transformer une idée en événement public (festival, vide-grenier, tournoi sportif, fête de quartier) nécessite une coordination logistique et sécuritaire étroite avec les services municipaux.

Le délai de dépôt : 5 mois avant

Pour permettre l’instruction du dossier (vérification de la disponibilité du site, étude de sécurité, besoins techniques), vous devez impérativement transmettre votre dossier complet 5 mois avant la date de l’événement.

Le dossier à constituer

Selon la nature de votre manifestation, vous devez remplir et joindre les documents suivants :

Les documents obligatoires

• Une copie de la pièce d’identité du demandeur (responsable légal de l’association)
• Les documents ci-dessous remplis

Où envoyer votre dossier ?

Une fois complété et signé, le formulaire doit être retourné par courrier ou déposé à l’accueil de l’Espace Associatif Saintais.

Location et mise à disposition de salles

La Ville gère un parc de salles variées (salles de réunion, gymnases, salles de spectacle) adaptées à vos besoins.

• Diversité : Du petit local de quartier à la grande salle polyvalente, chaque site a ses spécificités (capacité, équipement sonore, cuisine).
• Réservation : Contactez le service Vie Associative pour connaître les disponibilités et les tarifs spécifiques « Associations ».

Modalités

⇒ Pour les associations saintaises

1. Envoi d’un mail pour demande de réservation de salle dans un délai de 2 semaines à 5 mois
2. Envoi du formulaire rempli
3. Récupération des clés à l’Espace Associatif Saintais

Le retour se fera à la même adresse après votre manifestation dans la boîte aux lettres du service (dans la porte côté rue).

⇒ Pour les particuliers

1. Envoi d’un mail pour demande de réservation de salle dans un délai de 2 mois à 5 mois
2. Envoi du formulaire rempli
3. Envoi d’un devis à retourner signer pour valider la réservation
   • Fournir une pièce d’identité
   • Fournir un justificatif de domicile de moins de 3 mois
4. Récupération des clés à l’Espace Associatif Saintais

Dés l’évènement fini, le service établit un titre à payer au trésor public.

Salles

Pour les tarifs, contactez l’Espace Associatif Saintais pour une étude personnalisée de vos besoins.

 Prêt de minibus : faciliter vos déplacements

Pour soutenir les associations sportives dans leurs déplacements (compétitions, tournois, stages), la Ville de Saintes met à disposition une flotte de véhicules adaptés. Ce service est une aide logistique précieuse pour réduire les coûts de transport des clubs.

La flotte disponible

La Ville propose 3 minibus stationnés au Hall Mendès France :

• 2 minibus de 9 places (conducteur inclus).
• 1 minibus spécifique (6 places assises + 2 places pour fauteuils roulants), entièrement équipé pour le transport de personnes à mobilité réduite (PMR).

Calendrier et critères de réservation

• Anticipation : La demande de réservation doit être formulée au minimum 2 mois avant le départ.
• Priorisation : En cas de demandes multiples pour une même date, l’attribution n’est pas automatique. Elle se fait selon des critères rigoureux établis en conseil consultatif :
  • Distance à parcourir et durée du trajet.
  • Nombre et âge des participants (priorité aux jeunes).
  • Niveau de la compétition.
  • Historique des prêts (équité entre les associations).
  • Implication de l’association dans les instances sportives locales.
• Décision : En dernier ressort, l’élu référent procède à l’arbitrage.

⇒ À noter : une demande tardive annule toute priorité liée à ces critères

Conditions pour les conducteurs

Le jour du retrait, chaque conducteur désigné doit :

• Justifier de plus de 3 ans de permis de conduire (permis B).
• Fournir l’original du permis de conduire (une copie sera réalisée par les services municipaux).

Protocole de retrait et de restitution (Hall Mendès France)

Depuis le 3 février 2025, le point de retrait et de retour est fixé au Hall Mendès France. Le respect des horaires est impératif pour l’organisation des agents techniques.

1. Le retrait (prise en charge du véhicule)
   • Horaire unique : Uniquement le matin à 11h00.
   • Lieu : Se présenter d’abord à l’accueil de l’Espace Associatif Saintais (1 rue René Cassin).
   • Documents à fournir : La convention version papier signée avec le cachet de l’association + le permis de conduire.
   • État des lieux : Un agent municipal effectuera avec vous un tour complet du véhicule.
2. Pendant le prêt
   • Le véhicule est sous la responsabilité de l’association.
   • En cas de désistement, merci de prévenir par mail dès que possible pour libérer le véhicule pour une autre structure.
3. La restitution (retour du véhicule)
   • Horaire unique : Uniquement le matin à 10h00.
   • Obligations préalables : Le minibus doit être rendu avec le plein de carburant fait et dans un état de propreté irréprochable (intérieur et extérieur).
   • État des lieux : Un nouvel examen contradictoire est réalisé avec l’agent.
   • Attention : Aucun retour ne peut se faire sans état des lieux. Il est formellement interdit de déposer les clés dans la boîte aux lettres.

Comment faire votre demande ?

1. La demande se fait via le formulaire dédié à renvoyer à l’Espace Associatif Saintais : accueileas@ville-saintes.fr.
2. Étude du dossier : envoi de la convention et des consignes à respecter
3. Le jour de récupération du véhicule avec convention signée et permis de conduire + carte d’identité
4. État des lieux au départ et au retour.

Attention, l’envoi du formulaire ne vaut pas acceptation automatique. Une confirmation officielle vous sera adressée après étude de votre dossier.